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Pienso, luego planifico
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Pienso, luego planifico
Goethe por: “dadme un método y materializaré proyectos que ya no son sueños”

La Administración de Proyectos es una disciplina que ayuda a las empresas a seguir una metodología ordenada y objetiva para que sus planes lleguen a producir productos o servicios en tiempo y forma. Bajo el concepto de que es preciso tener una oficina que se dedique a armar y llevar a cabo todos los proyectos de la compañía, bajo el lema del aprendizaje constante y el trabajo en equipo, se logran ahorrar tiempo, dinero y esfuerzos humanos. Y prevenir errores antes de que los mismos lleguen al mercado.

“Y sólo lento nace lo que cada uno proyecta, decía Wolfgang Goethe” Aún cuando parezca que el momento en el cual fueron escritas estas palabras nada tienen que ver con el vértigo moderno, sí hay algo que es innegable: sólo aquellas ideas que se transforman en verdaderos planes de trabajo, que pasan del ensueño al delineamiento objetivo, metódico, guiado por un fin preciso y mediante un camino claro pueden transformarse palpablemente en una realidad.

Porque si al vértigo con el que se suceden los hechos del siglo XXI se le suma una carrera desbocada por producir ideas a borbotones, sin concierto y en tropel, todo queda en la nada. La energía mal (o no) canalizada se disipa, y cobra otras formas. Por eso hoy, más que nunca, cuando los cambios y la competencia no dan respiro, es cuando más necesario es hacer una pausa, respirar profundo, analizar, y convertir las ideas y sueños en proyectos verdaderamente administrados, para no dejarlos en meros actos de voluntarismo.

Tan así es, que las más recientes tendencias en Marketing apelan cada vez más a algo denominado “Administración de Proyectos” (Project Management, en inglés). “Ese concepto –explica Carlos Horacio Urso, Licenciado en Sistemas del CAECE y Project Management Professional del Project Management Institute o PMI- ha ganado popularidad últimamente debido a los cambios en las organizaciones y en el mercado: downsizing, proyectos y servicios crecieron en complejidad y competencia global. Es por eso que muchas organizaciones multinacionales establecen prácticas uniformes para manejar sus proyectos.”
Tales prácticas no son rígidas pero sí establecen una serie de pautas y elementos que deben ser tenidos en cuenta al momento de planificar el lanzamiento de algo nuevo dentro de la empresa.

En esto, Urso puntualiza que “un proyecto es un emprendimiento temporario creado para realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos. Todo proyecto implica tareas que se hacen por única vez. Todo es nuevo. Las personas que forman el proyecto muchas veces no se conocen entre sí. Emprender un proyecto sin un método es una audacia que con frecuencia origina pérdida de tiempo, credibilidad y dinero.”
Cambio de cultura
Diana Russo, que ha dirigido proyectos de transformación tecnológica en grandes organizaciones asegura que comenzar a pensar en que los proyectos deben ser “administrados o gerenciados especialmente” es, para una compañía, todo un cambio de cultura.
“Para que la implantación de una metodología como la Administración de Proyectos se pueda llevar adelante debe considerarse, en primer término, a las personas –asegura Russo en un trabajo presentado en las Primeras Jornadas del PMI Buenos Aires Chapter, realizadas en agosto del año 2000-. Todos los miembros de la compañía deben cambiar su forma de trabajar. El enfoque de las tareas debe estar orientado a los requerimientos del cliente. Los resultados a alcanzar son los del proyecto, no los del departamento al que pertenezca cada miembro del equipo, entre otras cosas.”
Siguiendo las ideas de Russo, debe pasarse a una “cultura de la tarea”, centrada en el trabajo en equipo, adaptable y flexible, donde se resuelven problemas y a través de ese proceso se está en constante aprendizaje, en el cual se alienta la autoformación y la movilidad, el diálogo y la discusión entre equipos multidisciplinarios y donde la motivación está dada por el perfeccionamiento profesional, y la remuneración por resultados.
Esta nueva cultura llevará a la creación de una “Oficina de proyectos” que seguirá una metodología clara y definida para cada nueva idea que la empresa decida concretar para lanzar al mercado.

Con rumbo cierto
¿El tener una metodología no se da de narices con la idea de la flexibilidad? Podría preguntarse más de un lector. Pues, no necesariamente, porque método no es sinónimo de rigidez, respetando pautas básicas, los métodos pueden variar de acuerdo con las necesidades. “Para manejar el cambio permanente y la complejidad del mundo actual es preciso tener una ccionar disciplinado y riguroso. Sin método, es imposible optimizar la ejecución de proyectos y terminarlos en tiempo, en forma, y con el costo previsto”, advierte Carlos Urso, que además es Director de la empresa argentina PMValue, experta en Administración de Proyectos.

Esta flexibilidad está dada porque lo primero que hay que distinguir, de acuerdo con los expertos, es que un Proyecto no es un Proceso. “Un proceso es un esfuerzo permanente que produce siempre la misma salida cada vez que es ejecutado –aseguran en PMValue-. En un proceso tenemos gente asignada a tareas específicas, realizando cada vez los mismos quehaceres. En cambio, un proyecto es un esfuerzo temporal que produce una salida única. Debido a la característica temporal de los proyectos, un equipo de gente debe elaborar y ejecutar un plan de proyectos.”

Por eso, antes de lanzarse a definir si una idea merece ganarse el calificativo de “Proyecto” es ver si responde a la descripción anterior, para no confundir los tantos.
Luego, habrá que tener en cuenta cómo crear un ambiente para proyectos que resulte realmente útil. Y, por fin, someter cada uno de esos posibles proyectos a una metodología común que cruce toda la organización (sea ésta del tamaño y complejidad que sea), con un modo de trabajo que pueda ser utilizado para llevar adelante proyectos de cualquier aspecto y área: será la oficina encargada del management o gerenciamiento de proyectos.

En general, esta oficina o área establece y desarrolla una cantidad y tipo de procesos y etapas que los proyectos deberán cumplir y, además:
- Arma y diseña la metodología y políticas a seguir para desarrollar diferentes proyectos, además de actualizarlas permanentemente, de acuerdo a cómo van cambiando los resultados obtenidos con cada método.
- Facilita y mejora la comunicaciones dentro de los mismos miembros del equipo encargado del proyecto, al unificar y simplicar terminologías y pasos a seguir.
- Provee entrenamiento (interno o externo) para que cada persona del equipo de trabajo pueda desarrollar mejor sus competencias vinculadas al proyecto. 
- Mide y sigue paso a paso cuál es el estado de desarrollo del proyecto, si está dentro de los plazos y costos estimados, si responde a los objetivos para los cuales fue pensado, analiza sus progresos y las mejoras alcanzadas. Y lleva adelante los cambios necesarios, si esto último no ocurriera y un proyecto estuviera estancado.

Tal vez el espíritu de esta forma de encarar proyectos se vea si se transforma el ”solo lento nace lo que cada uno proyecta” de Goethe por: “dadme un método y materializaré proyectos que ya no son sueños”